Beter inkopen levert sector miljoenen op

31 januari 2007, 08:59
Stichting Charitas, de aan de VFI gelieerde inkooporganisatie, biedt de ruim honderd bij haar aangesloten goede doelen tegen sterk gereduceerd tarief een inkoopscan aan. Deze scan, ontwikkeld door het inkoopadviesbureau Purchasing Services International (PSI), is een methode om de uitgaande geldstroom en het inkoopproces inzichtelijk(er) te maken. En dat lijkt in de goede doelenwereld nog bepaald geen overbodige luxe. Het is geen moedwil, maar er lijken nog miljoenen euro's aan "gevonden geld" te blijven liggen. Door onwetendheid en onkunde, want inkopen is gewoon een vak. FM sprak met Charitas-manager Monique van Bijsterveld, PSI-directeur Gerard Oortwijn en Ruud Kamphuis, hoofd bedrijfsvoering van KWF Kankerbestrijding.


Charitas biedt haar leden een op het eerste oog mooi instrument aan met de Inkoopscan, waarmee al snel "verborgen inkomsten" opgespoord kunnen worden. Snel verdiend, gauw thuis. Waarom loopt het dan niet storm?

 


Van Bijsterveld: "Ik ben lang bezig geweest om allerlei contracten met toeleveranciers te sluiten, maar ik kwam er in het afgelopen jaar achter dat ik de inkoop binnen deze sector van de andere kant moest benaderen. Het begint niet met euro's, maar met bewustwording. Ruud Kamphuis kan daarover meepraten. Hij heeft vorig jaar met zijn organisatie een hele strategische draai gemaakt, waarbij ook de inkoop nadrukkelijk is meegenomen."

 


Kamphuis: "Wij hebben vorig jaar onder andere met PSI heel goed naar onze organisatie gekeken. Die samenwerking paste in onze ambitie om de totale strategie tegen het licht te houden. Wij waren toe aan een professionaliseringsslag. Ook voor wat betreft onze inkoop. Wat bleek? Honderd medewerkers bleken zo ook honderd inkopers te zijn. In feite waren alle budgethouders ook inkopers. Facilitair hadden we die inkoop aardig geregeld, maar interne bundeling? Daar was nog heel wat te winnen.

Onze introspectie leverde ook een goed beeld op welke activiteiten wij wel en niet uitbesteden. Dan loop je ertegen aan dat je veel primaire activiteiten uitbesteedt aan vaste externe partijen, met het argument dat je er intern geen capaciteit voor hebt. Wij hebben daar als management opnieuw kritisch naar gekeken om onze kennis, kunde en functionaliteit beter te bundelen.

Voor mijn organisatie gold: eerst geloven, dan zien. We hebben intussen gezien en we kennen nu de winst die het oplevert."

 


Oortwijn: "Er zijn veel overeenkomsten tussen goede doelenorganisaties als KWF Kankerbestrijding en de overheid, waarvoor wij ook veel advieswerk doen. De gemeenten waren aanvankelijk erg onprofessioneel qua inkoop. Nu heeft ruim 80% een echt inkoopbeleid. Dat is aanvankelijk overigens gewoon afgedwongen door te dreigen met onthouding van de goedkeuring van de jaarrekening door de accountantdienst. Dus door druk van bovenaf, mede ingegeven door Europese wetgeving. Intussen is er nu sprake van bewustwording en van daadwerkelijk beleid om zo goed en professioneel mogelijk met ons belastinggeld om te gaan. Die ontwikkeling liep gefaseerd. Eerst een interne omslag, en vervolgens allerlei externe samenwerkingsverbanden. Het merendeel van de gemeentes werkt voor haar inkoop nu samen in regionale verbanden."

 


De parallel is dat in beide non profit-sectoren met gemeenschapsgeld wordt gewerkt. Maar druk van bovenaf lijkt in deze sector meer te komen van het kritische gevende publiek en de pers, dan van bijvoorbeeld een branche-organisatie. De sector is immers één grote manifestatie van particulier initiatief.

 



Van Bijsterveld: "Dat klopt. De sector heeft er een belang bij dat zij haar back office zo professioneel mogelijk organiseert. Daarmee gaat zij efficiënt om met geefgeld van het publiek, kan er meer aan de doelstelling worden besteed en voorkom je kritiek, die de hele sector negatief kan beïnvloeden."

 


Veel kleinere goede doelen zeggen dat de grote, zoals KWF Kankerbestrijding, makkelijk praten hebben. Zij hebben de schaalgrootte voor dit soort operaties.

 


Van Bijsterveld: "Onzin. Schaalgrootte heeft niets te maken met een professionele organisatie van inkoop. Dat is de dure plicht van iedereen, groot of klein. Voor de kleinere organisaties kan Charitas ook zorgen voor die professionele invulling. Charitas kan die functie mede vervullen door zoveel mogelijk te stapelen en met haar inkoopmacht markten open te breken, zoals bij de postbedrijven is gebeurd. Wij hebben niet voor niets naast TNT ook Sandd en Selektmail.

 


Maar dat klinkt wel erg als zieltjes winnen voor Charitas.

 


Van Bijsterveld: "Zo bedoel ik het nadrukkelijk niet. Mij gaat het erom dat goede doelenorganisaties zich allereerst bewust worden van hun inkoopactiviteiten en daarna heldere keuzes maken. Waarbij Charitas niet gezien moet worden als doel maar als middel. Een middel om volumes te bundelen en daardoor voor alle partijen voordeel te behalen."

 


Oortwijn: "Je moet intrinsiek gemotiveerd zijn. Je moet het eerst willen. Dat kan de reden zijn waarom we met die inkoopscan voor veel organisaties al te ver geland zijn."

 


Maar wat houdt goede doelenorganisaties dan tegen om met dat bewustwordingsproces te starten? Het gaat hier toch ook om "gevonden geld"? Daar zijn managers tuk op, op "quick wins" toch?

 


Kamphuis: "Gevonden geld? Ik heb het liever over "verborgen opbrengsten". Dat klinkt heel eenvoudig, maar je moet het wel organiseren."

 


Oortwijn: "Goede doelen zijn vaak volledig gefocust op het bereiken van hun doelstellingen. Als het om inkoop gaat, denkt het management misschien nog te weinig bedrijfsmatig."

 


Kamphuis: "Maar dat heeft volgens mij weer wél te maken met de omvang van de organisatie. Er is een grote groep kleinere doelen die de noodzaak tot bundeling toch heel sterk zou moeten voelen. Denk bijvoorbeeld aan al die financiele adnminsitraties. Wie staat er nu een keer op om dat te gaan regelen?"

 


Van Bijsterveld: "Dat is een probleem in onze sector. Er wordt keihard gewerkt, maar nog wel vanaf veel eilandjes."

 


Kamphuis: "Verder is er de angst om de autonomie op te geven. Krijg ik wel voldoende kwaliteit als ik het uit handen geef? Is er voldoende maatwerk mogelijk? Allemaal argumenten om niet te stapelen en de handen ineen te slaan. Je lijkt je doorlopende zekerheid op te geven als je je inkoop door derden laat regelen."

 


Oortwijn: "Het lijkt inderdaad een bedreiging voor de kwaliteit, voor je autonomie en ook voor het gemak. En misschien speelt op de achtergrond wel mee, dat men ook een beetje bang is dat uitkomt dat men het gewoon niet goed heeft geregeld in het verleden."

 


Kamphuis: "Dat is me te negatief. Het gaat om veborgen inkomsten. Na onze interne slag bij KWF waren de oh's en ah's niet van de lucht toen echt duidelijk werd welke winst we konden boeken."

 


Oortwijn: "In onze praktijk lopen we toch vooral tegen emotionele argumenten op. Het gaat er hierbij niet om of een goed doel kiest voor Charitas of besluit toch alles zelf te doen. Essentieel is dat de organisatie er goed over nadenkt. En het kan nog basaler: je zou je ook vaker moeten afvragen: moet ik dit überhaupt wel inkopen? Fondsenwerving is een kernactiviteit, moet ik dat inkopen of doe ik dat zelf? Heb ik het nodig? Kunnen we het zelf goedkoper?"

 


Is het in de praktijk van goede doelenorganisaties ook vaak niet zo dat het onduidelijk is bij wie de verantwoordelijkheid ligt voor de inkoop?

 


Kamphuis: "Ultimo bij de directie natuurlijk."

 


Van Bijsterveld: "Zeker, maar in de praktijk zeggen financieel directeuren mij dan meestal dat ze het niet precies weten omdat inkoop in hun organisaties feitelijk via alle budgethouders gebeurt."

 


Kamphuis: "Organisaties hebben vaak geen weet van de omvang van hun inkoop.

 


Van Bijsterveld: "Wist je dat een gemiddeld goed doel goed is voor 4.000 inkoopfacturen per jaar.? Onze scan geeft inzicht in welke producten en diensten je eigenlijk inkoopt? Bij welke organisaties? Kom je tot de ontdekking dat je gebruikmaakt van hele tritsen dubbele leveranciers."

 


Kamphuis: "Ik herken dat wel. Het vergt een andere werkwijze en andere procedures, waar je je aan moet houden: want het is o zo gemakkelijk om zelf snel iets te regelen, want je kunt het nog vanmiddag fixen je kent die mensen goed, dus waarom niet direct handelen? Niet dus. Dat betekent dat je intern ook voorbij je comfort-zone moet. Wij hebben procedures waar we ons aan houden omdat we er geld mee verdienen. Niet om de procedures zelf."

 


Er lijken dus nog wel wat inkoopsnurkers. Hoe lang duurt het voordat zij zich bewust worden van hun inkoop-coma? Hoe lang duurde dat bij de overheid?

 


Oortwijn: "Al met al zo'n 15 tot 20 jaar."

 


Van Bijsterveld: "Maar zoveel tijd hebben we niet en we hebben het ook niet nodig. Als ik een rele inschatting moet maken, zou ik zeggen: ik ben nu drie jaar bezig; ik heb nog zeker drie jaar nodig om het inkoopbewustzijn bij al onze participanten te starten."

 


Goed, en dan nu de hamvraag. Hoeveel laat de sector nu liggen. Getallen graag!

 


Oortwijn: "De totale beïnvloedbare inkoopkosten bedragen grofweg zo'n 350 miljoen euro. Vanuit mijn ervaring is het niet gek om te stellen dat een directe besparing tussen de 10 en 20% realistisch is."

 


Dan hebben we het minimaal over een slordige 50 miljoen euro!

 


Kamphuis: "Dat is me wat te kort door de bocht. Om te beginnen heeft niet iedereen het slecht georganiseerd en bovendien komt een groot deel van die 350 miljoen voor rekening van de grote organisaties, die hun inkoop al aardig op orde hebben. Maar het is waar, besparingen van 10 tot 20 procent zijn haalbaar. En dan zitten we nog steeds op een aanzienlijk bedrag."

 


Van Bijsterveld: "Laten we het erop houden dat het gaat om ettelijke miljoenen aan verborgen inkomsten. Als dat geen aansporing is om met het inkoopbewustwording te beginnen, dan weet ik het niet meer."

 


Meer informatie:

Stichting Charitas: www.stichtingcharitas.nl

PSI: www.psi-projects.nl
 

gerelateerde items