nl‘We moeten het hebben over ons bestaansrecht’
Vier tips voor de Raad van Toezicht bij existentiële vragen
‘Handvatten voor continue reflectie op de wezensvragen van charitatieve fondsen in turbulente tijden’ belooft Rien van Gendt in een interview. Zijn boek komt uit in de tijd van jaarplannen en begrotingen. In december geeft de Raad van Toezicht groen licht en gaat de cyclus verder met de jaarrekening in de eerste helft van het jaar, een strategiesessie rondom de zomer en eindigt weer met de begroting en het jaarplan in het laatste kwartaal. Binnen deze tred moeten bestuur en toezicht aandacht en afstand creëren voor de existentiële vragen waar Van Gendt toe oproept.
Reflectie op de legitimatie en de bestaanshorizon van ‘jouw’ fonds is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Emoties en standpunten liggen op de loer. ‘We moeten het hebben over ons bestaansrecht’ vraagt niet alleen om het inhoudelijk goede gesprek, maar ook om een goed proces met een organisatie dat tot in de haarvaten betrokken is bij het doel. Collectant en ervaringsdeskundigen, donateur en ontvanger, medewerker en bestuur, iedereen zet zich in voor de doelstelling van de organisatie: de wereld beter te maken voor belanghebbers. Mijn ervaring is dat hoe de Raad van Toezicht hiermee omgaat bepalend kan zijn voor het succes het vervolg. Vier aandachtspunten kunnen daarbij behulpzaam zijn (zie figuur).
1. Wie zitten er aan tafel?
De samenstelling van de gesprekstafel doet ertoe, ook die van de Raad van Toezicht; welke kennis en ervaring zijn beschikbaar en hoe zijn verschillende perspectieven vertegenwoordigd. Wordt de samenstelling verrijkt met het profiel van de bestuurder en de experts uit de organisatie of mist er nog iets? Welke stakeholders hebben een rol of zouden een rol moeten hebben om de beeldvorming van de RvT te completeren. Zijn bestuur en toezicht het hierover eens? En over de rolverdeling? Waarbij is de RvT betrokken en waar niet? Wanneer is de RvT toehoorder, sparringpartner, gesprekspartner? Een gedeeld beeld van de samenstelling van de gesprekstafel draagt bij aan de kwaliteit van de bespreking van het vraagstuk.
2. Waar zitten onze blinde vlekken?Waar heeft de RvT goed zicht op, wat ziet de RvT (nog) niet en wat zou de RvT willen weten om een goede gesprekspartner te kunnen zijn over de toekomst. Bespreekt de RvT onderling de mogelijke eigen blinde vlekken en met de bestuurder? Niemand heeft een glazenbol, maar goed afgestelde antennes op de ontwikkelingen in de organisatie en de maatschappij pikken signalen op die relevant zijn voor het denken en de afwegingen die gemaakt moeten worden.
3. Hoe nemen we besluiten?
Hebben bestuur en toezicht overeenstemming over de wijze van besluitvorming over te maken keuzes? Op welk moment en op basis van welke informatie? Heeft de RvT zicht op welke invalshoeken, suggesties, ideeën zijn gehoord? Of er alternatieve gedachten zijn? Welke gevoelens er leven? Wie er zijn gehoord en wie niet? Zijn er conflicterende perspectieven? Heeft invloed op de huidige governance? Hoe de RvT deelgenoot is in de beeldvorming en de oordeelsvorming, verrijkt het comfort over en de waarde van het te nemen besluit.
4. Waar sturen we op?
Als keuzes zijn gemaakt en groen licht is gegeven, hoe hebben bestuur en toezicht afgesproken waarop wordt gestuurd om tot succesvolle uitvoering te komen. Welke harde criteria zijn vastgesteld én welke zachte factoren zijn van invloed op de het resultaat.
Welke stuurinformatie is gewenst voor bestuur en toezicht? En hoe is de governance ingericht? Succesvolle uitvoering van een gekozen richting is gebaat bij een heldere en ontspannen sturing.
Gesprekspartner
De titel ‘Filantropie terug naar de tekentafel: een toekomstagenda voor fondsen’ inspireert tot reflectie op de wezensvragen van fondsen én tot zelfreflectie van de Raad van Toezicht op wat het vraagt om een goede gesprekspartner te zijn aan die tekentafel en te komen tot gedragen inzichten, het beste besluit en soepele uitvoering.
*****
Auteur Marlies de Ruyter de Wildt is in de filantropiesector o.a. bekend als voorzitter van de raad van toezicht van de Hersenstichting (tot feb 2020) en voorzitter van het bestuur van de Stichting Intern Toezicht Goede Doelen (ITGD). Deze zomer trad ze toe tot de Raad van Toezicht van het Oogfonds. Marlies publiceert als DDB-Expert ‘Toezicht’ regelmatig op persoonlijke titel over allerlei onderwerpen die een raakvlak hebben met goed bestuur, reputatie, positionering, leiderschap en verandering.
►Lees het introductie-artikel over Marlies: klik hier
►Wilt u meer artikelen van en over Marlies lezen? Ga dan naar haar Select Page op deze website: klik hier.
