Toon alles (2)

Over e-mail en stichtingsbesturen...

20 augustus 2015, 04:00
Wie wat bewaart, die heeft wat
Wie wat bewaart, die heeft wat
Adviseur en Filanthropium-columnist Henk van Stokkom wil altijd het naadje van de kous weten, maar is nooit te beroerd om zijn kennis vervolgens met anderen in de sector te delen. Bestuurders van stichtingen:  moet je – net als bedrijven -  ook je e-mail verkeer opslaan en (7 jaar) bewaren ? Bij veel stichtingen gebruiken bestuurders hun privé en/of zakelijke e-mail adres voor (zeer) specifieke stichtingscorrespondentie. Als zo'n bestuurder vertrekt, vertrekt er dus een deel van het archief…

Recent schreef ik aan drie partners van drie verschillende accountants kantoren een e-mail met navolgende tekst....

Je moet alles wat tot de administratie van je bedrijf behoort in de originele vorm archiveren. Daaronder valt:

  • Geldadministratie: kas- en bankboeken.

  • Debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief adressen en relatiegegevens), inkoopfacturen en verkoopfacturen, voorraad-, inkoop- en verkoopadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen).

  • Kasbewijzen en dagafschriften van je bank.

  • Memoriaal, journaal, grootboeken. Dit zijn onderdelen van je financiële administratie, in je eigen boekhoudpakket of bij de administrateur.

  • De fiscaal of juridisch relevante correspondentie (inkomende en uitgaande brieven).

  • Overige basisgegevens, zoals opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren, en uitvoering van werkzaamheden. Wat precies 'basisgegevens' zijn, verschilt per branche. Vraag het zonodig na bij je adviseur of administrateur of bij de Belastingdienst. Maar meestal kun je het met wat gezond verstand wel bedenken.

  • De jaarrekening met de balans en de winst- en verliesrekening.

  • Je agenda (bijvoorbeeld ter onderbouwing van een rittenadministratie die je bijhoudt om de bijtelling wegens privégebruik van een auto van de zaak te verantwoorden, of ter onderbouwing van het aantal gewerkte uren of gedeclareerde zakendiners).

  • Zakelijke gegevens op computers, inclusief zakcomputers (PDA's), zoals e-mails en je elektronische agenda.        
Als je ipv 'bedrijf' het woord 'stichting' leest in de eerste zin is mijn vraag: moet je als stichting ook je e-mail verkeer opslaan en (7 jaar) bewaren? Ik vraag dit omdat bij veel stichtingen bestuurders hun privé en/of zakelijke e-mail adres gebruiken voor (zeer) specifieke Stichtings correspondentie. Als zo'n bestuurder vertrekt, vertrekt er dus een deel van het archief. Naar mijn mening zouden bestuurders een stichtings e-mail adres moeten gebruiken.

Daar kreeg ik de drie navolgende reacties op:

1. Dank voor je e-mail. Er is op de administratie een civielrechtelijke en fiscaal wettelijke bewaarplicht van toepassing. Het bestuur is verplicht alle bescheiden (waaronder e-mailcorrespondentie) gedurende zeven jaren te bewaren (artikel 2:10 BW). Zakelijk e-mail verkeer vallen derhalve eveneens onder deze (fiscale) 7 jaars termijn. Indien de Belastingdienst constateert dat een bedrijf (of stichting) zijn e-mail over zakelijke transacties over de laatste 7 jaar niet kan aantonen, dan kan de Belastingdienst de bewijslast omdraaien. 
Daarnaast dient er ook nog sprake te zijn van enige logische ordening van e-mails. Deze dienen namelijk ook snel en goed reproduceerbaar te zijn. 
In dit kader delen wij jouw mening. 


2. De bewaarplicht geldt voor zakelijke gegevens waaronder correspondentie via e-mail. Het gaat dus om e-mail verkeer relevant voor de bedrijfsvoering van de stichting. Dit bewaren kan in geprinte vorm maar ook in bestandsvorm (mits binnen redelijke tijd reproduceerbaar). Als het e-mail verkeer geprint wordt en bewaard in de administratie van de stichting lijkt me dat er geen stichtings e-mail adres nodig is. Als dit niet het geval is lijkt me een stichtings e-mail adres een goede oplossing.

3. Het zou we verstandig zijn als stichtingen ook een eigen e-mailomgeving zouden hebben. Nu mailen bestuurders vaak vanuit hun privé-mail en (wat soms nog veel erger is en tot ongelukken kan leiden) vanuit hun zakelijke e-mailadres. Nu zal het bij een hoop kleine stichtingen wel moeilijk zijn om eigen e-mail structuur op te zetten, maar als het enige substantie heeft (en er ook b.v. personeel in dienst is) dan zou het heel verstandig zijn dit zo te regelen voor bestuurders en toezichthouders, even los van wat de wet voorschrijft. 
gerelateerde items