Leer besturen in een niet gespreid bedje

Onze maatschappij is zich in rap tempo aan het inrichten langs allerlei compliance en governance regels. U leest er in De Dikke Blauwe regelmatig over. Maar net zoals banken op korte termijn niet eenvoudig (digitaal) kunnen voldoen aan het op orde brengen van alle klantdossiers, zo is het naar alle waarschijnlijkheid ook voor onze ruim veertigduizend stichtingen niet heel simpel om ‘eventjes’ te voldoen aan alle nieuwe wetten en regels.
 
Ergens is dat ook heel goed te billijken; hoe langer je bestaat, des te meer de (administratieve) organisatie is gestoeld op processen en gebruiken uit (lang) vervlogen tijden. De transitie van karton naar gigabyte is altijd een lastiger uitdaging voor diegenen die moeten omzetten dan voor nieuwkomers. Waar mijn dochter al niet meer weet wat de bedoeling is van een postzegel, zo printen sommige stichtingen nog altijd alle e-mails uit, zodat ze het tenminste ergens op papier hebben vastgelegd. The times, they are a constant changing.
 
Er wordt door adviseurs in het Nederlandse mkb al jaren vol verwachting uitgekeken naar de transitie van de babyboomers naar de nieuwe generatie directeuren. Vergrijzend Nederland moet toch ooit eens het stokje doorgeven immers? Maar de BV Nederland wordt vandaag de dag ouder dan ooit en blijft ook zakelijk langer relevant. De paralellen met ’s lands bestuurders van de goede doelen zijn snel getrokken. Met dien verschillen dat mkb Nederland al langere tijd de noodzaak van moderniseren om economische redenen heeft doorgevoerd in de organisatie, daar waar stichtingen nog altijd veelal aan de eetkamertafel bestuurd worden.
 
De transitie van bestuur van onze stichtingen naar jongere, maatschappelijk geëngageerden, is daarom vaak een grote uitdaging. Het stokje (mogen) overnemen van het bestuur van een stichting die de afgelopen decennia keurig geld uitgaf, maar op veel vlakken niet voldoet aan de huidige wensen en eisen van de maatschappij, wordt al maar minder voor de hand liggend.
Besturen doen we er met z’n allen bij, dat is zelfs een vereiste voor het mogen zijn van een goed doel. Je moet het goed bedoelen, het is wél steeds minder vrijblijvend, o ja, en de organisatie moet professioneel gerund worden. Ga er maar aanstaan.
 
Voor de rugbyclub waar ik voorzitter ben - op eenzelfde vrijwillige basis als bij stichtingen - doen wij voor de gemeente mee aan een periodiek vitaliteitsonderzoek. Nu word ik geflankeerd door zeer kundige medebestuurders, maar de vragen over processen, commissies, beleidsplannen waren niet mals. ‘Of je dat allemaal eventjes kunt beschrijven, organiseren, uitvoeren, controleren en periodiek op kunt bijsturen alsjeblieft.’
 
Nu heeft onze club zevenhonderd leden, veel vrijwilligers, een brede organisatie van verantwoordelijken, dus vele handen maken oprecht licht werk. Maar waar en hoe te beginnen als je nu gevraagd wordt bestuurder te worden van de ‘stichting van je oom’, waar jaarlijks een leuk bedrag wordt uitgegeven aan wat aanvragen uit de buurt die de stichting bij tijd en wijle via de post bereiken? Waar vind je dan zo maar even de tijd om dat kleine baken van altruïsme in onze samenleving, te voorzien van allerlei documenten, processen, beleidsplannen, activiteitenoverzichten, publicatieplichtige documenten? Wat doet zo’n organisatie nu allemaal fout in haar goed doen, dat er zoveel professionaliteit moet worden geïnjecteerd?!
En wat als nu straks niemand meer mag instappen van de eigen compliance officer, of niemand meer wil instappen vanwege het achterstallige onderhoud op de administratieve organisatie, hoe houden we deze (vaak broodnodige) goede doelen initiatieven dan nog overeind?
 
Mijn advies, neem de tijd, durf het wél aan als bestuurder en begin. Maar voel je niet verplicht om het allemaal binnen twee maanden op orde te hebben. Vind ook hardop, dat de vorige bestuurders niet per se iets te verwijten valt, omdat zij het (nog) niet allemaal op orde hadden.
Het kan een bestuur niet aangerekend worden dat ze niet alles ineens beter weten te maken, maar wél dat het bestuur er niets mee gedaan heeft of van heeft gevonden.
 
Schroom ook niet om onvermijdelijke kosten te maken om de zaken beter op orde te krijgen; neem iemand in dienst om de boel te stroomlijnen onder toezicht van het bestuur, schakel hulp in van een filantropisch adviseur om eens mee te denken of er nog andere ‘sprongen naar voren’ te benoemen zijn, bijvoorbeeld in de definitie van de doelstellingen.
Omarm verzakelijking van de organisatie zodat deze de volgende keer wél makkelijk over te dragen is aan de nieuwe bestuurder(s), maar vooral, have a plan, vind er vooral wat van, notuleer dat zorgvuldig en blijf alsjeblieft ambassadeur van het onderliggende doel, blijf geld uitgeven aan de doelen waar je je met passie voor wilt inzetten, blijf vooral goed doen, dan doe je het al best goed.
 
De maatschappij verlangt alles, maar u als bestuurder moet het dan allemaal wel eventjes doen… een gespreid bed zorgt al snel voor veel minder onrust.