nl
Reageren? Mail ons, of reageer via Twitter, Facebook of Linkedin.
Ook een bijdrage schrijven voor De Dikke Blauwe? Klik dan hier.
Ik kom zo terug op waarom dit van belang is. Door mijn werk ontmoet ik veel bestuurssecretarissen van beursgenoteerde ondernemingen en door deze ontmoetingen ben ik vertrouwd geraakt met het begrip ‘Corporate Housekeeping’. Voor diegenen die deze term, net als ik niet zolang geleden, niet kennen: Corporate Housekeeping omvat alle activiteiten die betrekking hebben op het nakomen van vennootschapsrechtelijke en administratief-juridische verplichtingen:
- Adequaat vastleggen van besluiten van aandeelhouders
- Up-to-date houden van het aandeelhoudersregister en handelsregister van de Kamer van Koophandel
- Naleving van aandeelhouders- en managementovereenkomsten
- Wettelijk vereiste informatievoorziening aan klanten, etc
Beursgenoteerde ondernemingen vallen onder toezichthouders, de tucht van de markt en zijn publiek bezit en daarom staan er ook sancties op het niet goed geregeld hebben en uitvoeren van de ‘Corporate Housekeeping’. Hoe anders is de omgeving van menig stichting en/of vermogensfonds? Hier is vaak weinig tot geen sprake van externe controle en moet de discipline op dit gebied dus vanuit de bestuurders zelf komen. Ik gebruik bewust het woord discipline, want veelal vinden bestuurders dit het minst leuke deel van hun verantwoordelijkheid.
Helaas moet ik constateren dat hier vaak de tactiek van de struisvogel wordt gevolgd: kop in het zand en hopen dat het overwaait. En dit gaat goed. Tot het misgaat! En dan blijken zaken niet of onvoldoende geregeld. Simpele voorbeelden zijn: de aansprakelijkheidspolis is verouderd, bestuurders zijn handtekeningen onder verplichtingen gaan zetten zonder rekening te houden met hun tekeningsbevoegdheid of er worden besluiten genomen buiten de vergadering om terwijl dit niet kan/mag volgens de statuten. En nog erger, er wordt pas gegrepen naar deze documenten op het moment dat er sprake is van geharnaste meningsverschillen en als dan blijkt dat de documenten verouderd of niet eenduidig zijn qua interpretatie, dan is het hek van de dam.
En dan kom ik terug op Marie Kondo. Ik denk dat je zaken die je zou moeten waarderen als bestuurder handig en toegankelijk zou moeten opbergen en vooral van tijd tot tijd weer in de hand nemen, ze bewonderen en je af te vragen of er nog aanpassingen/verbeteringen nodig/mogelijk zijn. Ik denk hierbij aan een zeer ondergewaardeerd document binnen stichtingen, te weten de statuten. Juist door deze niet regelmatig te beschouwen en aan de huidige wet- en regelgeving aan te passen wordt het een ‘dood’ document wat stoffig en vervelend is om te lezen. Wat vervolgens dus ook niet gedaan wordt.
Graag zou ik een lans willen breken voor ‘Foundation Housekeeping’. Het bewustzijn hierover in combinatie met een ingeregeld systeem binnen besturen waarbij alle administratief-juridische verplichtingen en het schouwen hiervan onderdeel zijn van de bestuursagenda met als oogmerk om deze verplichtingen te omarmen en ze op haar waarde en werking te beoordelen en te wegen zodat het besturen altijd binnen de kaders van de stichting plaats vindt. Geloof me, dat gaat een hoop gedoe schelen!
