nl
Veel organisaties hebben in korte tijd een enorme stap op dit vlak gezet. Ze hebben online sponsorevents georganiseerd, digitale collectes opgezet of - in plaats van een grootschalig sportevenement - online sportevenementen georganiseerd, waarbij deelnemers in hun eigen omgeving konden meedoen aan een virtuele run. Daarnaast zagen organisaties met een webshop hun omzet vaak verveelvoudigen ten opzichte van eerdere jaren.
Nu we langzaam uit de lockdown-situatie komen rijst de vraag bij organisaties: welke kant gaan we op in de toekomst? Welke ‘oude’ verdienmodellen herstellen we in ere? En met welke nieuwe modellen gaan we door? Wetende dat veranderende klantwensen, nieuwe technologieën en een gewijzigd subsidielandschap het voor veel maatschappelijke organisaties pre corona al noodzakelijk maakten om in te zetten op nieuwe verdienmodellen. De grote uitdaging voor fondsenwervende organisaties is vooral het ontwikkelen van nieuwe verdienmodellen en bijgevolg het vinden van (aanvullende) financiering vanuit de private sector.
Binding en genoegdoening; what’s in it for me?
Belangrijke overweging bij het beantwoorden van die vragen, is de veranderende binding met de achterban, voor wie een lidmaatschap of donateurschap lang niet zo vanzelfsprekend is als vroeger. Leden en donateurs zijn steeds meer op zoek naar een directe link tussen hun donatie en de ‘return on investment’; mensen zoeken in toenemende naar instant genoegdoening, what’s in it for me? Dit zal een van de factoren zijn om mee te wegen.
Online biedt vanzelfsprekend veel mogelijkheden om veel mensen te bereiken en een boodschap te personaliseren, wat de betrokkenheid kan vergroten. En waar sociale media van oudsher het domein waren van jongeren, maken tegenwoordig ook 65+ers hiervan veelvuldig gebruik. Dit betekent ook dat organisaties niet langer een belangrijke doelgroep buitensluiten wanneer ze een duidelijke keuze maken voor online. De keerzijde van online is dat mensen het contact onpersoonlijker of vluchtiger kunnen vinden dan direct contact of het bijwonen van een grootschalig, fysiek event.
Nieuwe activiteiten borgen in de organisatie
Een andere overweging om in dit proces niet te vergeten, is het borgen van deze nieuwe activiteiten in de organisatie. Het afgelopen jaar zijn veel onlineactiviteiten onder druk en in een korte tijd georganiseerd, en vaak gehost door een derde partij. Zodoende zijn bepaalde zaken nu ook belegd bij deze derde partij, zoals online kaartverkoop of een digitale collecte. Bovendien verzamelen deze organisaties persoonsgegevens van uw leden of donateurs; u moet er wel van op aankunnen dat die derde partijen zorgvuldig met deze gegevens omgaan.
En: hoe weet u zeker dat u na afloop alle opbrengsten krijgt waarop u recht heeft? Allereerst is het natuurlijk van belang om vooraf duidelijke afspraken te maken. Krijgt u bijvoorbeeld commissie over verkopen in een webshop, of betaalt u de hostende partij een vergoeding en ontvang u zelf direct alle opbrengsten? Op welke manier en binnen welke termijn ontvangt u omzetrapportages en wordt u uitbetaald? En hoe weet u zeker dat de organisatie waarmee u zaken doet ook zelf zijn processen op orde heeft?
Meer zekerheid over volledigheid opbrengsten: controle door onafhankelijke partij
Een van de mogelijkheden is dat deze partij een ISAE 3402-verklaring verstrekt. Zeker grotere leveranciers bieden vaak deze mogelijkheid. In een dergelijke verklaring geeft een accountant (RA) c.q. een IT-auditor (RE) een oordeel over de opzet en het bestaan van de relevante processen. Bijvoorbeeld over de kwaliteit van de betrokken IT-processen of het bestaan van beheersingsmaatregelen binnen het omzetproces die waarborgen dat de omzet toegerekend wordt aan de juiste klant. Deze verklaring biedt meer zekerheid dat de gerapporteerde opbrengsten ook daadwerkelijk volledig zijn.
Maar bij veel kleinere organisaties is een dergelijke rapportage niet beschikbaar. Hoe krijgt u dan de zekerheid krijgen dat uw leverancier een juiste opgave aan u verstrekt? Een andere mogelijkheid is om de accountant van uw leverancier te vragen een omzetverklaring te verstrekken. De accountant voert dan werkzaamheden uit die erop gericht zijn voldoende zekerheid te verkrijgen bij de aan u verstrekte omzetopgave. Op deze manier controleert een onafhankelijke partij of uw leverancier u de juiste opgave doet.
Juiste afweging maken tussen risico en extra kosten
De verleiding kan groot zijn om dergelijke rapportages te vragen, maar organisaties moeten zich wel realiseren dat de aanverwante, extra kosten in de meeste gevallen (indirect) afgewenteld zullen worden op de klant. U dus! Het is dus belangrijk om een afweging te maken tussen het risico van een onvolledige opgave en de extra kosten die hiermee gepaard gaan.
Ten slotte kunt u in veel gevallen zelf ook werkzaamheden uitvoeren om vast te stellen of de opbrengsten in lijn zijn met de verwachting. Zo kunt u branchecijfers vergelijken. En maakt u gebruik van meerdere aanbieders? Dan kunt u deze partijen onderling vergelijken, of vergelijkingen maken met interne informatie en die koppelen aan de gegevens van uw leveranciers. Hoewel deze vergelijkingen wellicht geen 100% zekerheid geven, bieden ze vaak wel voldoende aanknopingspunten om een gedegen afweging te maken en vast te stellen of de leverancier u meer informatie moet verschaffen of dat de onderbouwing voldoende is.
Besteed dus niet alleen aandacht aan de commerciële kant van uw nieuwe activiteiten, maar ook aan de structurele borging van deze opbrengsten binnen uw organisatie. Zodat u altijd zelf in control blijft.
Rosanne de Groot, senior manager Audit & Assurance, BDO Accountants & Adviseurs
