‘Informatiebehoefte stakeholders geeft richting aan jaarverslag’

Bepaal wie je belanghebbenden zijn en richt je bij het schrijven van het jaarverslag op hun informatiebehoefte. Dat was de boodschap die deelnemers aan De Transparant Prijs meekregen tijdens door PwC georganiseerde workshops rond verantwoording en verslaglegging.

PwC reikt elk jaar – in samenwerking met de Nationale Postcode Loterij – De Transparant Prijs uit, een onderscheiding voor het meest transparante jaarverslag van fondsenwervende charitatieve organisaties. In het kader daarvan organiseert PwC ook elk jaar een aantal workshops. Daarin was dit jaar onder meer aandacht voor (het beperken van) de omvang van het jaarverslag.

Dikke pakken papier
Volgens Maarten Elshout en Mathijn Bouwman, beiden werkzaam voor de assurancepraktijk van PwC, worstelen goede doelenorganisaties bij hun verslaggeving met enerzijds de wens duidelijk, helder en bondig te rapporteren en anderzijds de (compliance-)eisen die aan de rapportage worden gesteld. Vooral dat laatste leidt ertoe dat een jaarverslag nogal eens een flinke omvang krijgt. Mathijn Bouwman: ‘Je ziet organisaties daardoor soms verzanden in dikke pakken papier. En als je een verhaal begint met te vertellen hoe de governance is ingericht, ben je je lezer al snel kwijt.’

Impact tonen
Elshout en Bouwman adviseren organisaties daarom in gesprek te gaan met hun stakeholders om vast te stellen wat zij willen weten. Maarten Elshout: ‘Je geeft richting aan je verslag door na te gaan wat belanghebbenden willen weten. De achterban van goede doelenorganisaties wil weten wat er met de donaties is gebeurd. En wat je de laatste jaren steeds meer ziet is dat stakeholders ook willen weten wat voor impact die acties hebben gehad. Ze willen dus niet alleen een verhaal over bijvoorbeeld waterputten die zijn geslagen, maar ook over het effect daarvan op de gezondheidssituatie in een gebied.’

Creatieve oplossingen
Het focussen op de stakeholderbehoefte betekent niet dat organisaties de compliancevereisten kunnen overslaan. Beide PwC’ers zien in de praktijk dat organisaties daar goede oplossingen voor weten te bedenken. Zo zijn er goede doelenorganisaties die naast het formele jaarverslag ook een publieksverslag maken. Elshout: ‘Wat wij ook zien is dat organisaties het hele jaar door op hun site of via social media informatie verstrekken over hun projecten. Op deze manier bouwen zij gedurende een heel jaar aan hun rapportage.’ Bouwman: ‘Soms kun je als gebruiker zelfs aanklikken in welke informatie je geïnteresseerd bent, waardoor je een op maat gemaakt jaarverslag voor je krijgt. Sommige organisaties zijn hier echt heel creatief in.’

Permanente stakeholderdialoog
Mathijn Bouwman en Maarten Elshout benadrukken dat de stakeholderdialoog een permanent proces is. De verwachtingen van deze belanghebbenden kan immers in de loop van de tijd veranderen, net als de samenstelling van de stakeholdergroep. Bouwman: ‘Veel maatschappelijke organisaties zijn bezig met het veranderen van hun verdienmodel, bijvoorbeeld door het wegvallen van overheidssubsidie of doordat de traditionele vormen van fondsenwerving minder succesvol worden. Vaak leidt dit tot verandering in de diverse stakeholders en de verwachtingen die deze hebben bij de manier van werken van een organisatie. Dat vergt dan automatisch ook om een manier van communiceren die hierbij past.’